Ce que coûte vraiment une flotte de véhicules : les postes qui n'apparaissent pas sur le devis

Le loyer mensuel ne représente jamais le coût complet d'une flotte. Quatre postes s'y ajoutent, tous prévisibles, et aucun ne figure sur le devis que vous comparez : les taxes annuelles, la part de loyer que vous ne pouvez pas déduire, le dépassement de kilométrage et la remise en état à la restitution.

Sur un parc de vingt véhicules, ces quatre lignes se comptent en dizaines de milliers d'euros par an. Elles se pilotent toutes, à condition de savoir qu'elles existent au moment de choisir les véhicules, pas au moment de les rendre.

Pourquoi comparer deux loyers ne veut rien dire

Deux offres au même loyer mensuel peuvent avoir plusieurs centaines d'euros d'écart par véhicule et par an une fois tout compté. La raison est simple : le loyer dépend du prix du véhicule et de la durée, alors que les postes qui s'y ajoutent dépendent surtout de ses émissions de CO2, de son usage réel et des conditions de restitution.

Autrement dit, la ligne qui détermine votre coût réel ne se trouve pas sur le devis. Elle se trouve sur la carte grise.

Poste 1 — Les taxes annuelles, dues par vous et non par le loueur

C'est le poste le plus souvent découvert après coup. Quand une entreprise loue un véhicule de tourisme, c'est elle qui paie les deux taxes annuelles sur les véhicules de société, pas le loueur. Le loueur en est exonéré pour les véhicules qu'il affecte à la location.

Ces taxes ne sont donc pas comprises dans votre loyer. Elles arrivent sur votre déclaration annuelle, et leur montant dépend presque entièrement des émissions de CO2 du véhicule.

Le seuil qui compte se situe à 126 g. En dessous, chaque gramme supplémentaire coûte 10 €. À partir de 126 g, il en coûte 50. Un véhicule qui franchit cette barre pour quelques grammes voit sa taxe tripler.

Sur vingt véhicules, l'écart entre un parc à 105 g et un parc à 145 g dépasse 24 000 € par an. À loyers identiques.

Poste 2 — La part du loyer que vous ne pouvez pas déduire

Celui-là ne coûte rien en trésorerie, mais il augmente votre impôt, et presque personne ne le regarde avant de signer.

Pour tout véhicule de tourisme loué plus de trois mois, une fraction du loyer doit être réintégrée à votre résultat fiscal. Elle se calcule à partir d'un plafond qui dépend, là encore, des émissions de CO2.

Concrètement, sur un véhicule à 35 000 € émettant 131 g, une part importante du loyer sort des charges déductibles pendant toute la durée du contrat. Sur un électrique au même prix, la quasi-totalité du loyer reste déductible. À loyer égal, l'écart d'impôt se chiffre en centaines d'euros par véhicule et par an.

Un point que peu de gestionnaires connaissent : quand la batterie d'un véhicule électrique est facturée séparément, son coût sort du calcul du plafond. Un électrique à 41 000 € dont 12 000 € de batterie est traité comme un véhicule à 29 000 €, donc sous le plafond.

Poste 3 — Le kilométrage, le poste le plus sous-estimé

Un contrat de location repose sur un forfait kilométrique. Le dépassement se facture, et il se facture à la fin, quand la somme est devenue difficile à contester.

Le problème n'est pas le tarif au kilomètre, il est dans la méthode d'estimation. La plupart des parcs calibrent leur forfait sur une moyenne théorique plutôt que sur les relevés réels des trois dernières années. Sur un commercial itinérant, un écart de 5 000 km par an paraît anodin au moment de la signature et représente 20 000 km au bout de quatre ans.

Trois réflexes évitent la mauvaise surprise :

•   Calibrer le forfait sur les relevés réels par poste, pas sur une moyenne d'entreprise. Un technicien itinérant et un cadre sédentaire n'ont rien à voir.

•   Vérifier si le contrat permet de réajuster le forfait en cours de route. Un ajustement à mi-parcours coûte toujours moins cher qu'un dépassement constaté à la restitution.

•   Suivre les compteurs en cours de contrat plutôt qu'à la fin. C'est la seule façon de corriger pendant qu'il en est encore temps. 

Poste 4 — La restitution

C'est le poste qui génère le plus de litiges, et presque toujours pour la même raison : le client découvre la grille de restitution au moment de rendre le véhicule.

Les frais de remise en état couvrent ce qui dépasse l'usure normale. La difficulté tient à la définition de cette usure normale, qui varie d'un loueur à l'autre. Deux cas reviennent constamment :

•   Les aménagements. Un utilitaire équipé pour un métier doit revenir dans son état d'origine. L'aménagement est autorisé pendant le contrat, mais son retrait est à votre charge, et les perçages ou fixations laissés en place se facturent.

•   Le marquage publicitaire. Le retrait du covering et la remise en état de la peinture entrent dans les frais de restitution. C'est un budget à prévoir dès que vous floquez vos véhicules.

La bonne pratique tient en une phrase : demandez la grille de restitution avant de signer, pas avant de rendre. Un loueur qui ne la fournit pas à la signature vous dit quelque chose sur la façon dont il l'appliquera.

Poste 5 — Le temps passé à gérer le parc

Celui-ci n'apparaît sur aucune facture, et c'est souvent le plus lourd dans une PME.

Suivre les échéances, planifier les entretiens, gérer les cartes carburant, traiter les amendes, suivre les sinistres, préparer les déclarations fiscales de chaque véhicule : au-delà d'une dizaine de véhicules, cela occupe une part significative d'un poste administratif. Dans la plupart des PME, ce temps n'est jamais valorisé, il est simplement absorbé par quelqu'un qui avait autre chose à faire.

Deux leviers le réduisent réellement : regrouper les véhicules chez un interlocuteur unique plutôt que de multiplier les contrats, et disposer d'un outil qui centralise les échéances et les données de chaque véhicule.

Par où commencer

Si vous devez ne regarder qu'une chose cette année, regardez les émissions de CO2 de votre parc. C'est le seul paramètre qui agit simultanément sur trois des lignes ci-dessus : les taxes annuelles, la part de loyer déductible et, en fin de contrat, la valeur de revente qui détermine les loyers suivants.

Et posez à votre loueur les trois questions que personne ne pose : quelle est la part non déductible de ce loyer, que se passe-t-il si je dépasse le forfait kilométrique, et à quoi ressemble votre grille de restitution. Les réponses vous en apprendront plus que la comparaison des loyers.

Questions fréquentes

Le loyer d'une location couvre-t-il tous les coûts du véhicule ?

Non. Selon le contrat, il peut couvrir l'entretien, la garantie, les pneumatiques et l'assistance, mais il ne couvre jamais les taxes annuelles sur les véhicules de société, qui restent à la charge de l'entreprise utilisatrice, ni les dépassements de kilométrage, ni les frais de remise en état.

Qui paie les taxes sur un véhicule loué, le loueur ou l'entreprise ?

L'entreprise qui utilise le véhicule. Le loueur est exonéré pour les véhicules qu'il affecte à la location. C'est vrai en Location Moyenne Durée comme en Location Longue Durée, sauf pour les locations n'excédant pas un mois civil ou trente jours consécutifs.

Comment réduire le coût d'une flotte sans réduire le nombre de véhicules ?

En agissant sur les émissions de CO2 au moment du choix des modèles, puisqu'elles commandent à la fois les taxes annuelles et la part de loyer déductible ; en calibrant les forfaits kilométriques sur les relevés réels plutôt que sur une moyenne ; et en négociant la grille de restitution avant la signature.

Quel est le poste le plus sous-estimé dans un budget de flotte ?

Le dépassement de kilométrage, parce qu'il se constate à la fin du contrat alors qu'il se décide au début. Vient ensuite la part de loyer non déductible, qui n'apparaît sur aucun devis et qui augmente l'impôt pendant toute la durée du contrat.

Faut-il regrouper toute sa flotte chez un seul loueur ?

Ce n'est pas une obligation, mais multiplier les contrats multiplie les interlocuteurs, les grilles de restitution et les échéances à suivre. Au-delà d'une dizaine de véhicules, le temps administratif économisé pèse souvent plus lourd que l'écart de loyer.

Sur combien d'années faut-il raisonner pour comparer deux offres ?

Sur la durée complète du contrat, restitution comprise. Un loyer plus bas sur un véhicule plus émetteur est rattrapé dès la première année par les taxes et la fiscalité, et l'écart se creuse ensuite.

Faisons le point sur votre parc

Ces cinq postes se chiffrent, véhicule par véhicule, à partir de vos cartes grises et de vos relevés kilométriques. C'est un travail de quelques heures qui change la façon dont on aborde un renouvellement.

Prenez rendez-vous : nous regardons votre parc actuel, les postes sur lesquels vous pouvez agir dès le prochain renouvellement, et ce que cela représente. Nous vous dirons aussi quand il ne faut rien changer. Réponse sous 24 heures.