Un boîtier télématique est un petit module installé dans le véhicule qui transmet à distance ses données d’usage : kilométrage, alertes techniques, position, façon de conduire. Pour une entreprise, il change trois choses au quotidien : vous savez combien chaque véhicule roule vraiment, vous voyez venir l’entretien au lieu de le subir, et vous retrouvez un véhicule volé.
Ce qu’il ne doit pas devenir, c’est un outil de surveillance de vos salariés. La géolocalisation des véhicules de service est strictement encadrée par la CNIL, et c’est sur ce point que les entreprises se mettent le plus souvent en faute, souvent sans le savoir.
Que remonte concrètement un boîtier télématique ?
Toutes les solutions ne remontent pas les mêmes informations. Le boîtier proposé par RENTR couvre les cinq familles de données ci-dessous. Ce qui compte, ce n’est pas la quantité, c’est ce que vous en faites.
Donnée | À quoi elle sert au quotidien | Ce qu’il faut savoir |
Kilométrage réel | Comparer chaque mois au forfait prévu au contrat et repérer une dérive tôt | La donnée la plus utile, et la moins sensible |
Alertes techniques | Programmer l’entretien au bon moment : révision qui approche, batterie qui faiblit | Anticipe ce qui se prévoit, ne détecte pas les pannes |
Position du véhicule | Retrouver un véhicule volé, envoyer le technicien le plus proche | Strictement encadrée par la CNIL |
Style de conduite | Freinages et accélérations brusques : base d’un échange avec les conducteurs sur la sécurité et l’écoconduite | Ne peut pas servir à sanctionner la vitesse |
Plages d’utilisation | Vérifier que le véhicule n’est pas utilisé quand il ne doit pas l’être | Le kilométrage suffit souvent, sans connaître le trajet |
Ce que ça change pour un dirigeant de TPE
Avec un ou deux véhicules, la télématique n’est pas un outil de pilotage de flotte. C’est un moyen de ne plus découvrir les mauvaises nouvelles trop tard.
Le kilométrage, suivi mois par mois
En location, chaque contrat repose sur un forfait kilométrique. Le dépassement se paie à la restitution, alors qu’il se joue dès les premiers mois : un chantier éloigné, un nouveau client à deux heures de route, et le compteur part plus vite que prévu. Avec le kilométrage remonté chaque mois, vous le voyez au troisième mois et non au dernier, à un moment où il est encore temps d’en parler avec votre loueur.
Chez RENTR, l’outil va plus loin : il calcule une projection du kilométrage en fin de contrat. Si elle annonce un dépassement, nous vous proposons un avenant pour ajuster le forfait en cours de contrat, au lieu de découvrir l’écart à la restitution.
L’entretien anticipé
Pour un artisan ou un technicien, le coût d’une panne n’est pas la réparation, c’est la journée perdue et le client qui attend. Une révision qui approche ou une batterie qui faiblit, signalées à temps, permettent de caler le passage au garage un jour creux plutôt que de le subir en pleine semaine chargée. Le boîtier ne diagnostique pas les pannes : son rôle est de signaler ce qui peut se prévoir.
Le véhicule volé
La localisation sert d’abord à retrouver un véhicule volé. La CNIL cite d’ailleurs l’exemple d’un dispositif qui reste inactif et ne s’active à distance qu’après le signalement du vol : c’est la façon la plus simple d’en profiter sans suivre personne.
Ce que ça change pour un responsable de flotte
À partir d’une dizaine de véhicules, l’intérêt change de nature. La télématique remplace les relevés de compteur demandés par mail à chaque conducteur, qui arrivent en retard ou jamais, par une vue d’ensemble à jour.
• Comparer les véhicules entre eux. Celui qui roule deux fois moins que les autres est peut-être mal affecté. Celui qui dépasse chaque mois l’est sûrement aussi.
• Voir venir les dépassements. La projection kilométrique en fin de contrat repère les véhicules qui vont dépasser leur forfait, assez tôt pour ajuster le contrat par avenant.
• Préparer le renouvellement sur des chiffres. Durée, forfait kilométrique, type de véhicule : le prochain contrat se dimensionne sur l’usage réel des douze derniers mois, pas sur une estimation faite à la signature.
• Parler sécurité avec les conducteurs. Les données de conduite servent à repérer les situations à risque et à en discuter, pas à distribuer des sanctions.
• Réduire la consommation de carburant. Les mêmes données de conduite servent de base à un travail d’écoconduite. Le gain couramment retenu dans le métier est de 10 à 15 % de carburant, et Mobilité Club avance une fourchette de 10 à 25 % pour un conducteur qui adopte l’écoconduite. L’économie vient du changement de conduite, pas du boîtier : il sert à la mesurer et à en parler avec les conducteurs.
• Anticiper les immobilisations. Les alertes techniques permettent d’organiser les passages en atelier pour qu’ils ne tombent pas tous la même semaine.
C’est aussi ce qui donne du sens au calcul du coût complet de la flotte : sans kilométrage fiable, on raisonne sur des moyennes.
Géolocalisation des salariés : ce que la CNIL autorise et ce qu’elle interdit
Dès qu’un boîtier localise un véhicule conduit par un salarié, il collecte des données personnelles. La CNIL fixe une liste précise d’usages autorisés, et une liste tout aussi précise d’usages exclus.
Autorisé | Interdit |
Suivre et facturer une prestation de transport de personnes, de marchandises ou de services | Contrôler le respect des limitations de vitesse |
Assurer la sécurité du salarié, des marchandises ou du véhicule, notamment en cas de vol | Contrôler un salarié en permanence |
Envoyer l’intervenant le plus proche sur des interventions dispersées | Géolocaliser un salarié libre d’organiser ses déplacements, par exemple un VRP |
Contrôler le respect des règles d’utilisation du véhicule | Localiser le véhicule en dehors du temps de travail, trajet domicile-travail et pauses compris |
Suivre le temps de travail, seulement si aucun autre moyen ne le permet | Calculer le temps de travail quand un autre dispositif existe déjà |
Respecter une obligation légale liée au type de transport | Suivre les représentants du personnel dans le cadre de leur mandat |
Un point rassure souvent les dirigeants : pour démontrer qu’un véhicule a servi en dehors des périodes prévues, la CNIL considère que les kilomètres parcourus suffisent, sans qu’il soit nécessaire de connaître le trajet. Le kilométrage couvre donc l’essentiel du besoin de contrôle, sans géolocalisation.
Le cas des commerciaux itinérants
C’est le piège le plus fréquent. Un commercial qui organise librement ses tournées ne peut pas être géolocalisé par son employeur. Pour ces postes, la télématique reste utile, mais sur le kilométrage, l’entretien et la sécurité du véhicule. C’est typiquement le genre de réglage qui se décide au moment de choisir le véhicule et les services, selon le poste de celui qui va le conduire.
Ce qu’il faut faire avant d’installer un boîtier
• Informer chaque salarié par écrit, par un avenant au contrat de travail ou une note de service : finalités, destinataires des données, durée de conservation, droits d’accès et possibilité de saisir la CNIL.
• Consulter le CSE avant la mise en place, dans les entreprises de 50 salariés et plus.
• Permettre la désactivation de la localisation en dehors du temps de travail. L’employeur peut en contrôler le nombre et la durée, et demander des explications en cas d’abus.
• Inscrire le dispositif au registre des traitements de l’entreprise, et y associer le délégué à la protection des données s’il y en a un.
• Limiter l’accès aux personnes habilitées, avec identifiant et mot de passe.
Ces obligations pèsent sur l’entreprise qui exploite les données, même quand l’outil est fourni par un prestataire. La CNIL a déjà sanctionné de 10 000 euros un employeur qui refusait de communiquer à un salarié les données de géolocalisation le concernant.
Combien de temps garder les données ?
Usage des données de localisation | Durée de conservation maximale |
Cas général | 2 mois |
Optimisation des tournées, ou preuve des interventions quand aucun autre moyen n’existe | 1 an |
Suivi du temps de travail | 5 ans |
La télématique dans un contrat de location RENTR
Chez RENTR, la télématique est proposée en option sur vos contrats, en Location Moyenne Durée comme en Location Longue Durée. Le boîtier remonte le kilométrage, la position du véhicule, les alertes d’entretien (révision à venir, batterie faible) et les données de conduite, pour faire le point avec vos équipes.
À partir du kilométrage, l’outil calcule une projection en fin de contrat. Si un dépassement se profile, nous vous proposons un avenant pour ajuster le forfait en cours de route. Vous n’attendez pas la restitution pour le découvrir.
Nous sommes des professionnels de l’automobile avant d’être des financiers. Avant d’équiper un véhicule, nous regardons avec vous qui va le conduire et pour quel usage, parce que c’est ce qui détermine ce que vous avez le droit d’en faire, et ce qui vous sera réellement utile.
Questions fréquentes sur la télématique en entreprise
Un boîtier télématique est-il obligatoire sur un véhicule d’entreprise ?
Non. Il n’existe pas d’obligation générale. Seuls certains types de transport ou de marchandises imposent un dispositif de suivi par la réglementation. Pour une flotte de véhicules de service ou de commerciaux, c’est un choix de gestion.
Peut-on géolocaliser un véhicule de société en dehors des heures de travail ?
Non. La CNIL exclut toute localisation en dehors du temps de travail, y compris sur le trajet domicile-travail et pendant les pauses, même pour lutter contre le vol. Le salarié doit pouvoir désactiver la localisation sur ces périodes.
Peut-on sanctionner un excès de vitesse grâce au boîtier ?
Non. La CNIL interdit d’utiliser la géolocalisation pour contrôler le respect des limitations de vitesse. Les données de conduite peuvent servir à un travail de prévention avec les conducteurs, pas à un contrôle de vitesse caché.
Faut-il prévenir les salariés avant d’équiper leurs véhicules ?
Oui, toujours, et par écrit. Dans les entreprises de 50 salariés et plus, le CSE doit en plus être consulté avant l’installation. Un dispositif installé sans information préalable expose l’employeur à une sanction.
La télématique a-t-elle un intérêt pour seulement deux véhicules ?
Oui, sur trois points : le suivi du kilométrage pour éviter un dépassement en fin de contrat, les alertes d’entretien pour éviter une immobilisation, et la localisation en cas de vol. La géolocalisation des trajets, elle, est rarement utile à cette échelle.
Peut-on ajuster son forfait kilométrique en cours de contrat ?
Cela dépend du loueur. Chez RENTR, oui : le boîtier télématique calcule une projection du kilométrage en fin de contrat. Si elle dépasse le forfait prévu, nous proposons un avenant en cours de contrat pour l’ajuster.
Faisons le point sur vos véhicules
Le bon équipement dépend du poste de chaque conducteur et de la façon dont vos véhicules roulent vraiment. C’est une discussion de vingt minutes, pas un formulaire.
Prenez rendez-vous : nous regardons avec vous vos besoins, les véhicules qui y répondent et les services utiles à votre activité. Vous pouvez aussi nous demander directement un devis.
